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Confidencialidad

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MANEJO DE LA PROPIEDAD DEL CLIENTE


A. PERTENENCIAS DE PACIENTES


  1. Cuando un paciente llega al Servicio de Urgencias y por su estado amerita sedación, se le entregan al familiar los objetos personales que trae tales como joyas, aderezos, dinero, documento de identidad, etc.
  2. Al Ingreso del paciente a la sala de Hospitalización, el auxiliar de enfermería recibe y registra las pertenencias con las cuales este ingresa en el Formato Pertenencia de Pacientes y se solicita la firma, como constancia del familiar o del paciente (si está en condiciones).
  3. Las pertenencias se guardan en bolsas marcadas con el nombre del paciente, el día de ingreso y la respectiva sala.
  4. Los objetos de valor son enviados a la oficina Gestión Servicios Hospitalarios para ser guardados y registrados por el líder de programa o secretaria ejecutiva en cuaderno destinado para tal fin. Nota: Los objetos de valor y documentos son guardados en la institución sólo si el paciente viene solo o no autoriza que sean entregados al familiar.
  5. Al Egreso del paciente se le entregan tanto las pertenencias registradas en el Formato Pertenencia de Pacientes, como en el libro foliado que se encuentra en la oficina Gestión Servicios Hospitalarios, previa firma del familiar y/o paciente. Nota: En caso de pérdida o deterioro de alguna pertenencia se registra en el formato Pertenencia de Pacientes y se le comunica al paciente o familiar.


B. MANEJO DE LA HISTORIA CLÍNICA PARA GARANTÍA DE LA CONFIDENCIALIDAD.


1. DE LA CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA

El uso de la historia clínica se rige por los preceptos legales de la nación y por las disposiciones institucionales, que garantizan el cumplimiento de esas normas. El archivo de Historias Clínicas tiene la responsabilidad de la custodia, lo que implica la garantía de que el acceso se restringirá a terceros, entendiéndose como tales, aquellos que no participan en el acto clínico; se deja para ellos sólo las posibilidades previstas en la ley.

Se tienen creados perfiles o roles de usuarios del sistema donde se definen los niveles de acceso (ejecución, procesamiento, consulta, impresión, edición etc.) a la Historia Clínica, de acuerdo al perfil o rol del usuario (médico especialista, médico general, enfermero, Auxiliar de Enfermería, archivo, caja, facturación). Asimismo son los permisos y restricciones para acceder al sistema de información.


2. DE LOS TRÁMITES PARA EL USO CLÍNICO DE LA HISTORIA

a. Cuando un paciente tenga una consulta programada, su nombre será incluido en el listado que con un día anticipación se enviará al archivo de historias, para que el día de la cita la historia sea entregada al servicio correspondiente con una firma dada por el responsable (enfermero jefe o auxiliar de enfermería), en documento llevado por el Archivo.

b. En caso de una consulta de urgencia, el responsable del servicio (enfermero jefe o auxiliar de enfermería) solicitará la historia al Archivo y firmará el documento correspondiente.

c. En los servicios ambulatorios (Consulta Externa y Urgencias), la historia física sólo puede ser manejada por el personal de enfermería (pre y posconsulta) y el médico (consulta), o por el profesional a cargo en las consultas no médicas. A la Historia Sistematizada pueden acceder el médico general, el médico especialista, y los enfermeros y auxiliares de enfermería a las Notas de Enfermería.

d. Una vez cursados los trámites clínicos, la historia física será devuelta al Archivo y se diligenciará la entrega y el recibo por las dependencias comprometidas en esta actividad. Las Historias Clínicas se deben entregar al Archivo antes de las 5:00 p.m.

e. Si el paciente se hospitaliza, Servicios Ambulatorios hará entrega formal de la historia física al Servicio de Hospitalización, con los trámites de verificación correspondientes.

f. La jefatura de enfermería supervisará, que la historia clínica física permanezca en el sitio establecido, en tanto no se hagan anotaciones por parte de los profesionales encargados de la atención. La historia clínica física no puede salir de la sala, salvo requerimientos para atención directa del paciente en otra dependencia dentro del mismo Hospital.

g. La Historia Clínica física antigua del paciente que se hospitaliza sólo podrá ser solicitada al Archivo por el médico tratante, quien asumirá la responsabilidad de su custodia hasta la devolución de ésta al archivo al egreso del paciente. Esta historia, junto con la hospitalización actual, debe ser entregada al archivo dentro de las 72 horas siguientes al egreso del paciente.


3. DEL USO DE TERCEROS DE LA HISTORIA CLÍNICA

Para efectos de auditoria clínica o administrativa, resúmenes, información requerida por entes autorizados del Estado, investigación u otro con pertinencia clínica o legal, se puede autorizar el acceso a la historia clínica para lo que debe seguirse el siguiente procedimiento:


a. Personas e instituciones externas deben solicitar, por escrito, haciendo una exposición de motivos por la cual piden el acceso a la historia. La subgerencia científica responderá, aceptando o negando la petición. Con la sola aceptación de la solicitud, los funcionarios institucionales que deban intervenir para dar respuesta y quedan facultados para acceder a la historia.

b. Para funcionarios institucionales se exige la solicitud escrita o verbal; la subgerencia científica aprueba o desaprueba la petición y es obligación del funcionario diligenciar en su totalidad el documento de REGISTRO DE ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.

Nota: En caso de pérdida, el subgerente científico le comunicará al paciente o familiar por escrito y se realizarán las acciones legales pertinentes

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